NIVEL DE SERVICIO

 

PORTAN S.A en cumplimiento de los más altos estándares de calidad de la industria de las mudanzas internacionales y miembro activo de FIDI mediante su certificación FAIM, ha desarrollado políticas que se aplican a nuestros empleados, proveedores y agentes de negocios a nivel mundial. Este documento describe los estándares de calidad y servicio que se deben dar durante el desarrollo de nuestra actividad comercial en cualquier tipo de servicio. Este acuerdo no forma parte de un contrato comercial entre las partes ni garantiza niveles de negocio.

POLITICAS

 

CONFIDENCIALIDAD

PORTAN S.A. y sus agentes solamente permitirán que se conozcan o manejen datos personales de sus clientes con fines definidos en la naturaleza del negocio y con el consentimiento implícito o explícito de la persona.

 

PROTECCION DE DATOS

Conscientes de los riesgos que puede traer para la industria el inadecuado uso de la información y teniendo en cuenta que una filtración puede desencadenar en pérdidas tanto tangibles como intangibles se hace necesario salvaguardar los datos consignados en todos los procesos que manejamos, Es por esto que se determina el manejo efectivo de la información tanto física como digital, y los lineamientos a seguir en cada una de las etapas del proceso (recolección, uso, retención, revelación, disposición).

 

ANTICORRUPCION Y ANTISOBORNO

Portan S.A sus proveedores y agentes sustentado bajo la “CARTA ESTATUTARIA ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN” Fidi en su versión 3.1 aprueban la Prohibición explícita de ofrecer, dar o prometer cualquier cosa de valor (incluyendo un pago de facilitación) directa o indirectamente a cualquier funcionario que pueda influir, o recompensar la acción oficial de cualquier persona, para persuadirlos de realizar sus deberes, laborales o incidir en las de terceros. Debe respetar todas las leyes contra la corrupción aplicables como se indicó anteriormente y no recibirá, aprobará, aceptara ningún pago, regalo, ni ninguna otra ventaja en relación con cualquier trabajo realizado en nombre de PORTAN S.A.

Estas expectativas deben ser comunicadas a todas aquellas personas que estarán realizando servicios para o en nombre de PORTAN S.A, incluyendo cualquier subcontratista.

CALIDAD

 

La Política de calidad de PORTAN S.A. se enmarca bajo un enfoque hacia sus clientes y la mejora continua del desempeño global de la organización. Para el cumplimiento de este compromiso, la empresa, guiada por sus premisas fundamentales (las 5 C), ha desarrollado las siguientes directrices:

  • Calidad de Servicio, Gestión de Calidad, Evaluación y Monitoreo, Mejora Continua

 

SERVICIOS

A continuación se listan Todos los servicios que deben ser manejados por nuestros agentes y colaboradores en el desarrollo propio de nuestras actividades.

VISITA DE ESTIMADO

  • Se programará una visita de estimado previa al traslado con el cliente dentro de los dos días hábiles posteriores al primer contacto. El agente de origen acusará recibo la solicitud de la visita de estimado y notificará los detalles de la programación inmediatamente después de que la cita sea fijada con el cliente.

 

  • Se requiere un grado de exactitud de ± 10% para todas las visitas de estimado.

 

  • Las visitas de estimado se realizarán sin costo para el solicitante.

 

  • El comercial encargado de la visita de estimado notificará inmediatamente a la oficina solicitante cualquier artículo prohibido o restringido que el cliente solicite enviar.

 

  • dentro de los 2 días hábiles de la visita de estimado se proporcionaran los resultados escritos (cotización).

 

  • La cotización incluirá; El peso y el volumen estimados, el número de cajas de madera de propósito específico (huacales), la lista y las dimensiones de los artículos de gran tamaño, la lista detallada de artículos que requieren un manejo especial y las fechas de embalaje y terminación preferidas.

 

SERVICIOS DE ORIGEN               

  • El agente iniciará el contacto con cada cliente dentro de un día hábil laboral posterior a la notificación del contacto.

 

  • El Agente informará a PORTAN S.A por escrito el recibo de la solicitud del estimado y mantendrá informado a PORTAN S.A de los detalles de la programación.

 

  • Asignar personal idóneo para la labor contratada.
  • Todos los bultos o cajas deben estar marcados con número paquete, nombre del cliente, contenido y las iniciales del empacador.

 

  • Todas las cajas y elementos dentro de ellas deben estar en la posición adecuada de empaque.

 

  • Electrodomésticos deben relacionarse en la lista de inventario así: marca, modelo y número de serie.

 

  • En caso de colocar algún artículo adentro de un mueble debe estar declarado en el inventario.

 

  • El agente utilizara los tamaños de caja adecuado para cada artículo, verificara el peso empacado teniendo en cuenta que este se manipularla posteriormente.

 

  • No se permite nada empacado por el cliente, todo es inspeccionado para certificar su condición y no presencia de artículos prohibidos, en caso de encontrar una caja empacada por el cliente esta será revisada completamente y posteriormente sellada.

 

  • Los artículos no deben ser empacados en sus cajas o envolturas originales, excepto si hay instrucciones específicas al respecto.

 

  • Se colocaran sticker “FRÁGIL” en las cajas que contengan artículos delicados para evitar que le sean colocados elementos pesados encima.

 

 

EMPAQUE Y CARGUE

El embalaje, cargue y manejo de los menajes deben ser realizados de acuerdo con los estándares proporcionados por PORTAN y FIDI/FAIM incluyendo:

  • Realizar empaque y embalaje de acuerdo a los estándares de calidad de la industria.

 

  • Asignar personal idóneo para la labor contratada.

 

  • Buscar una densidad óptima utilizando todo el espacio disponible.

 

  • Realizar una lista de empaque legible que identifique todas las mercancías con descripción exacta del contenido, tipo de empaque y la identificación completa de los aparatos y artículos eléctricos incluyendo modelo y serial.

 

  • El inventario debe ser realizado por 2 personas

1-identifica y mueve los paquetes

2-alimenta el formato

 

  • No ocultar nada, todo artículo debe ser declarado en el inventario. El inventario es un documento de aduana.

 

  • El agente tomara su tiempo y usara letra legible, el inventario debe ser fácil de entender, regularmente se debe traducir a otro idioma.

 

  • Todos los electrodomésticos deben estar relacionados con Descripción (aspiradora, televisor, etc.), marca, modelo y serial.

 

  • Se debe relacionar el tipo de empaque en el que se embarca la mercancía en la lista de empaque para su fácil ubicación.

 

  • Todos los artículos deben ser numerados y su condición en el momento del empaque se debe describir en el inventario.

 

  • Se deben tomar fotografías de los daños preexistentes.

 

  • Los líderes de grupo deben escribir sus nombres y firmar la lista de empaque en la sección correspondiente de la lista de empaque.(todas las hojas)

 

  • Los números de embalaje se deben escribir o adjuntar en el exterior de los materiales de empaque / embalaje.

 

  • Bajo ninguna circunstancia nuestros agentes pueden aceptar PBO (embalado por el dueño) enumerado en una lista de empaque.

 

  • Cualquier empaque presentado a un grupo de empaque como un PBO debe ser inspeccionado, asegurándose de que la caja no contiene artículos restringidos y no presentan amenaza a la seguridad de barco, avión u otro vehículo en el que se va a transportar.

 

DOCUMENTACIÓN

  • Los procedimientos de exportación sólo deben iniciarse en origen cuando PORTAN haya dado luz verde para proceder.

 

  • El agente enviará a PORTAN el aviso previo de envío y la confirmación de la recogida con peso y dimensiones finales dentro de los 2 días hábiles posteriores a la carga final del envío. Siguiendo siempre estrictamente las instrucciones de envío de nuestros ejecutivos de tráfico.

 

  • AWB o BL deben ser enviados a PORTAN para su aprobación. Además, el agente debe proporcionar toda la información y detalles de navegación/vuelo.

 

  • El Agente acepta que cualquier cambio en la visita de estimado, los cargos o peso cotizados deben ser comunicados a PORTAN por escrito para su aprobación.

 

  • Cualquier cargo adicional derivado de una desviación que no haya sido aprobada por adelantado puede ser rechazado por PORTAN.

 

  • Al finalizar el servicio el jefe de grupo y el cliente deben firmar la totalidad de documentos soporte.

 

ALMACENAMIENTO

  • El agente debe contar con instalaciones seguras que permitan el almacenamiento de mercancía en el momento que sea necesario.

 

  • Para almacenamiento temporal o de largo plazo se debe facturar dicho almacenamiento de forma mensual.

 

AGENTES DE DESTINO
El servicio definido a continuación debe ser realizado por nuestros agentes:

 

  • El Agente notificará a PORTAN por escrito de la llegada y valor del flete al país de destino.

 

  • A menos que se solicite otra cosa, el agente pagará por adelantado los cargos portuarios en nombre del cesionario y le facturará directamente.

 

  • El Agente notificará a PORTAN por escrito de cualquier cambio, impuesto o tasa de inspección para su correspondiente aprobación.

 

  • El agente presentará documentación que justifique cualquier cargo adicional (derechos, impuestos, THC, almacén de depósito, etc.)

 

  • El Agente deberá informar a PORTAN por escrito del proceso completo de despacho en aduanas.

 

  • Si las autoridades aduaneras locales han inspeccionado el embarque, el agente informará a PORTAN por escrito en un plazo de 24 horas.

 

  • El agente verificará todos los sellos del contenedor a su llegada y en el momento de la entrega para asegurarse de que no haya sido abierto durante el transporte. Si los sellos de contenedores no coinciden o se han roto, el agente notificará inmediatamente a PORTAN por escrito.

 

  • En cuanto sea recibido embarque, el agente notificará a PORTAN por escrito.

ENTREGA

  • El Agente notificará a PORTAN por escrito las fechas de entrega previstas.

 

  • El Agente notificará a PORTAN por escrito de cualquier retraso, daño o pérdida a la mercancía durante el envío dentro de los 2 días hábiles después de la entrega, Dichos daños, pérdidas o demoras también se dejaran por escrito en la lista de empaque de entrega.

 

  • El agente entregará los documentos de envío apropiados al cliente en el momento de la entrega, incluyendo copias de la lista de empaque y reporte de servicios (encuesta de servicio).

 

  • En caso de que se requieran servicios especiales en el momento de la entrega y a menos que se indique lo contrario por PORTAN (se solicitara autorización por escrito), el agente debe facturar al cliente directamente por los cargos adicionales.

 

  • El Agente remitirá todos los documentos de entrega a PORTAN dentro de los 3 días hábiles siguientes a la entrega al cliente.

 

  • Los documentos de entrega incluyen la lista de empaque firmada en todas sus hojas, la notificación de daños o pérdidas, la factura del agente, el reporte de servicio, entre otros.

 

  • En caso de existir reclamaciones el agente informara a PORTAN por escrito. En general, las reclamaciones por daños o pérdidas deben realizarse dentro de los 30 días de la entrega.